Какие документы нужны для участия в тендере?

Участие в тендерах – это как сдача экзамена: нужно подготовиться, изучить требования и собрать все документы. Но не волнуйтесь, мы разложим всё по полочкам и расскажем, как зарегистрироваться на тендеры коммерческие и государственные, какие нужны для тендера документы, как их подготовить, и как избежать ошибок

Шаг 1. Регистрация на тендер

Первое, что нужно сделать, – зарегистрироваться в Единой информационной системе (ЕИС) и на выбранной электронной торговой площадке (ЭТП). Эти шаги обязательны для участия в госзакупках по 44-ФЗ и коммерческих тендерах по 223-ФЗ.

Для регистрации вам понадобится:

• Электронная подпись (ЭЦП) – её можно получить в аккредитованном удостоверяющем центре.
• Выписка из ЕГРЮЛ или копия паспорта (для физических лиц).
• ИНН и реквизиты организации.
• Сведения о банковском счёте.

После регистрации площадка сама подтянет данные из ЕИС. Обязательно проверьте корректность загруженной информации.

Алгоритм действий:

1. Создайте учетную запись в ЕИС на сайте zakupki.gov.ru.
2. Пройдите аккредитацию на ЭТП. Для этого понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).
3. Заполните профиль поставщика: укажите сведения о компании, банковские реквизиты, прикрепите уставные документы.

Чтобы видеть не только государственные, но и все коммерческие тендеры, а также фильтровать только нужные – воспользуйтесь сервисом РосТендер: агрегатор соберет для вас наибольшее количество подходящих тендеров, а специалисты службы поддержки помогут с регистрацией. Экономия времени – бесценна!

Шаг 2. Какие документы нужны для тендера?

Теперь начинается самое интересное – подготовка заявки. Именно здесь многие задаются вопросом: какие документы нужны для тендера? Ответ зависит от типа закупки и требований заказчика. Однако базовый список примерно выглядит так:

Общие документы для тендеров:

• Выписка из ЕГРЮЛ (или копия паспорта для ИП).
• Декларация о соответствии единым требованиям.
• Решение об одобрении крупной сделки (если необходимо).
• Реквизиты банковского счета.

Документы на товар:

• Характеристики продукции.
• Сертификаты качества или соответствия.
• Страна происхождения товара (если требуется).

Документы, подтверждающие квалификацию:

• Исполненные контракты за последние несколько лет.
• Акты приема-передачи по исполненным контрактам.
• Лицензии и сертификаты

Банковская гарантия или спец.счет* – потребуется для участия, если заказчик требует обеспечения заявки.

Для закупок по 223-ФЗ и коммерческих тендеров список требуемых документов может отличаться. Примерный перечень может выглядеть так: 

• Устав
• выписка ЕГРЮЛ/ЕГРИП 
• ИНН
• Приказы или протоколы о назначении директора, главного бухгалтера 
• ОГРН (уведомление о регистрации)
• согласие на обработку персональных данных
• документы о подтверждении квалификации (сертификаты, лицензии)
• справка из Реестра СМП.

Часто заказчики дополнительно требуют подтверждение опыта работы в похожих проектах, портфолио, отзывы клиентов.

Чтобы минимизировать риски и повысить шансы на победу, рекомендуем обратиться к экспертам по тендерному сопровождению. Они помогут: правильно оформить заявку, избежать типичных ошибок, подготовить конкурентное предложение.

Шаг 3. Уточнение требований

Перед подачей заявки внимательно изучите закупочную документацию. Именно в ней указано, какие именно документы необходимы для каждого конкретного тендера. Например, если заказчик требует подтверждение страны происхождения товара, придётся приложить сертификаты или инвойсы. А если заказ включён в список нацрежима, в заявке обязательно нужно указать страну производства по ОКСМ.

Какие сложности могут возникнуть?

• Структурированные заявки. С 1 октября 2023 года заявки подают в структурированном виде. Это значит, что нужно строго соблюдать формат, прописанный заказчиком. Ошибка в одном поле – и заявку отклонят.
• Проверка соответствия. Если вы участвуете в закупках по 44-ФЗ, декларация о соответствии требованиям обязательна. В ней поставщик подтверждает:

1. Отсутствие долгов по налогам.
2. Ненахождение в стадии банкротства.
3. Соответствие антимонопольным требованиям.

Заказчик может проверить вашу декларацию на соответствие реальности. Если окажется, что вы указали неверные данные, контракт будет расторгнут.

• Лицензии и допуски. Для некоторых видов деятельности (например, медицинских услуг или строительства) лицензии обязательны. Без них заявку даже не примут.

Часто задаваемые вопросы о тендерной документации

1. Какие документы нужны для участия в тендерах малого объема?

Минимум: регистрационные данные, декларация о соответствии, банковские реквизиты.

2. Для тендера какие документы нужны, если я ИП?

Копия паспорта, выписка из ЕГРИП, декларация, банковская гарантия.

3. Нужно ли подтверждать квалификацию?

Да, если закупка с дополнительными требованиями (например, работы по Постановлению № 2571). Либо если этого требует Заказчик.

Как избежать ошибок при подаче заявки?

1. Проверяйте всё дважды. Лучше потратить лишний час на проверку заявки, чем рисковать её отклонением.
2. Обратитесь за помощью. Если у вас мало опыта, эксперты помогут подготовить документы и избежать ошибок.
3. Начинайте с небольших тендеров и малых закупок.

С таким помощником участие в тендерах становится проще и успешнее.

Теперь вы знаете, как зарегистрироваться на тендере и какие документы подготовить. Главное – не бойтесь начинать! Первый шаг всегда самый сложный, но с правильными инструментами, такими как РосТендер, ваши шансы на победу стремительно растут.

Удачи в тендерах!