Как подать заявку на участие в тендере – инструкция для начинающих

Победа в тендере открывает новые перспективы для бизнеса, но успех зависит от грамотного оформления заявки: малейшая ошибка или несоответствие требованиям заказчика могут привести к отказу. Чтобы повысить ваши шансы на победу, мы подготовили пошаговую инструкцию.

Как подать заявку на участие в тендере?

1. Выберите подходящую закупку. Перед подачей заявки определитесь с тендером, который соответствует вашей специализации и возможностям. Оцените условия закупки, сроки исполнения контракта, финансовые требования. 
2. Зарегистрируйтесь в Единой информационной системе (ЕИС) 
3. Получите электронную подпись (ЭП). Без этого вас просто не пустят в конкурс.
4. Пройдите аккредитацию на электронной торговой площадке (ЭТП), где проводится тендер.
5. Ознакомьтесь с документацией. Это очень важный шаг: ошибки или несоответствия, в лучшем случае – приведут к проигрышу, в худшем - ваша компания рискует попасть в реестр недобросовестных поставщиков. 
6. Соберите пакет документов и подайте заявку через ЭТП.

Если сомневаетесь в своих силах, воспользуйтесь услугами тендерного сопровождения.

Что такое структурированная заявка?

Согласно Постановлению Правительства от 08.06.2018 № 656 с 1 октября 2023года в закупках по 44-ФЗ Заказчики размещают извещения в структурированном виде, а поставщики подают структурированные заявки. 

Раньше вы прикладывали к заявке в тендер кучу файлов. Теперь большинство сведений нужно просто заполнить в электронную форму на ЭТП. Эти данные автоматически вставляются в заявку. Сведения в структурированную форму вносят в соответствии с требованиями Заказчика, которые прописаны в извещении.   

Скачать чек-лист для проверки заявки можно здесь

Преимущества структурированной заявки

• Частично данные подтягиваются из вашей учетной записи в ЕИС.
• Меньше шансов ошибиться в оформлении.
• У Заказчика уходит гораздо меньше времени на подготовку проекта контракта. 

Если данные в структурированной заявке и приложенном файле расходятся, приоритет отдаётся именно электронной форме подачи.

Особенности структурированной заявки

• Изменить поданную заявку не получится. Для редактирования необходимо будет заявку отозвать, затем подать заявку участие тендере заново.  
• В отредактированной заявке новые данные не должны противоречить требованиям организатора тендера. 
• Если победители уже известны, то изменение заявки возможно только по очень веским причинам (например, замена на более качественный товар) или через подписание доп.соглашения к контракту (ч. 7 ст. 95 44‑ФЗ) 

Рассмотрим, как подавать заявку на участие в тендере в зависимости от его вида. 

Подача заявки на участие в электронном аукционе

Электронный аукцион – это разновидность тендера, когда в торгах побеждает поставщик, предложивший минимальную приемлемую цену. Здесь важна каждая деталь, участникам важно подавать заявку  на тендер в установленный срок и отслеживать изменения.

В список документов для подачи заявки, как правило, включают:

• Решение об одобрении крупной сделки (если это применимо).
• Лицензии, свидетельства или разрешения, если они требуются заказчиком.
• Технические характеристики товара, страну его происхождения и товарный знак (если есть).
• Предложение участника тендера по товару/ работе/ услуге — функциональные, технические, качественные и количественные характеристики, а также, название страны‑изготовителя;
• Декларацию о соответствии требованиям пп. 3–5, 7–11 ч. 1 ст. 31 44‑ФЗ.
• Реквизиты счета для оплаты госконтракта.

Как проходят торги?

В извещении Заказчик указывает дату проведения электронного аукциона. Начинаются торги через 2 часа после окончания срока подачи заявок (п. 23 ч. 1 ст. 42 44‑ФЗ).

Для участия в торгах нужно перейти в карточку тендера на ЭТП и зайти в раздел проведения аукциона. В специальное поле вводятся предложения по итоговой цене контракта, каждое новое предложение подписывается электронной подписью. Шаг аукциона (сумма, на которую за один раз можно снизить минимальное предложение) нужно соблюдать. Обычно, он находится в диапазоне от 0,5 до 5% от НМЦК (п. 1 ч. 3 ст. 49 44‑ФЗ)

Побеждает тот, кто предложит наименьшую стоимость. По окончании аукциона Заказчик на площадке разместит итоговый протокол. 

Подача заявки на участие в электронном конкурсе

Электронный конкурс – это не только про цену, но и про качество. В данном виде закупки оценивают опыт, репутацию и технические возможности.

Обычно, подавать заявку на такой тендер нужно из трёх частей, которые участник отправляет одновременно Заказчику (п. 1 ч. 6 ст. 43, ч. 2 ст. 48 44‑ФЗ):

1. Первая часть – предложение по критериям конкурса, установленным Заказчиком: характеристики товара, страна происхождения и т. д.
2. Вторая часть – документы:
   • Лицензии и разрешения.
   • декларацию о соответствии единым требованиям
   • Квалификационные документы.
   • реквизиты для оплаты поставщику.
3. Третья часть – цена контракта или суммы цен за единицы товара (при неизвестном объёме).

Победитель определяется на основе совокупной оценки всех частей заявки. Первоначально оцениваются первые части заявок. Если она соответствует извещению, у участника есть возможность подать одно предложение о снижении цены контракта, если посчитает это нужным. В течение 1 часа принимаются ценовые предложения. В извещении можно посмотреть дату подачи, кроме того, от оператора площадки заранее придет уведомление (п. 23 ч. 1 ст. 42, п. 4 ч. 7 ст. 48 44‑ФЗ). После этого комиссия рассмотрит предложения и выберет победителя. С решением можно ознакомиться в итоговом протоколе. 

Подача заявки на участие в электронном запросе котировок

Это самый быстрый и простой формат тендера. Побеждает тот, кто предложит минимальную цену. Дата и время окончания приема заявок от участников указываются в извещении. 

В заявку включают:

• Сведения об участнике.
• Декларация о соответствии единым требованиям
• Реквизиты счета для оплаты по контракту
• Информация о товаре: характеристики, товарный знак (при наличии), страна происхождения товара. 
• Решение об одобрении крупной сделки, подтверждение соответствия деятельности: свидетельства, лицензии, разрешения (при необходимости).
• Предложение по цене или о сумме цен единиц товара, работы, услуги для закупки с неизвестным объемом
• Информация и документы по нацрежиму. Это необходимо, если в извещении установлены запреты, ограничения или условия допуска

Здесь всё решает цена. Комиссия рассматривает заявки и выбирает самую выгодную.