Проведение малых закупок – это быстро, удобно, без лишней бумажной волокиты. Важно понимать, что государственные и муниципальные учреждения даже мелкие траты должны обосновывать и за них нужно отчитываться. Заявка-обоснование и закупка малого объема через подотчетное лицо: разберем что это такое, когда применяется и какие риски могут быть.
Заявка-обоснование закупки малого объема – это документ, который объясняет, зачем нужно купить что-то за государственные деньги. С 2020 года он обязателен для всех малых закупок, а с 2024 года – и для закупок через подотчетное лицо.
Когда используется?
Например, когда нужно что-то купить на небольшую сумму (до 100 тыс. рублей по 44-ФЗ или до 600 тыс. в электронных магазинах).
Если сложно соблюсти порядок тендера (слишком мало денег, слишком срочно, слишком специфический товар), также необходима будет заявка-обоснование закупки.
Бывают случаи, когда деньги выдаются сотруднику под отчет для покупки (например, если учреждение не может оплатить напрямую). Тут также пригодится заявка-обоснование.
Как она выглядит?
Это документ (бумажный или электронный), в котором указывают:
- что покупают (наименование товара/ услуги/ работы).
- почему это нужно (например, сломался принтер – нужен новый).
- как выбрали поставщика (цена/ качество/ удобство доставки).
- сколько стоит и почему именно такая сумма (средняя рыночная цена, прайс-листы, коммерческие предложения).
Пример использования
Допустим, библиотека решила купить новые стулья. Директор не хочет устраивать торги ради пары тысяч рублей, поэтому оформляет заявку-обоснование. В ней указано:
- стулья нужны, потому что старые сломались.
- выбрали магазин рядом, потому что там товар дешевле и можно забрать сразу.
- цена соответствует рынку (вот вам парочка ссылок на такие же стулья по похожей цене).
Закупка малого объема через подотчетное лицо: что это такое и как работает?
Бывают ситуации, когда проще дать деньги сотруднику и отправить его в магазин, чем ждать поставщика. Например, сломался чайник в офисе – не объявлять же конкурс на поставку одного чайника? Иначе говоря, если нужно купить что-то срочно (чайник, бумагу, лампочки, швабру) или у организации нет возможности оплатить напрямую (например, магазин не работает с безналом), при этом, сумма покупки небольшая (до 100 тыс. рублей по 44-ФЗ) – в таких случаях удобно использовать закупку малого объема через подотчетное лицо.
Как это оформить?
Пишется уже знакомая нам заявка обоснование на закупку малого объема (объяснение см. выше). Далее сотрудник получает деньги под отчет и подписывает бумагу, что обязуется их потратить по назначению. Далее покупается товар и обязательно не забыть взять чек. После покупки предоставляется чек и отчет о расходах.
Пример использования
Допустим, школе срочно нужна краска для небольшого ремонта кабинета. Проще дать деньги завхозу, чем ждать поставщика неделю. Он идет в магазин, покупает краску, приносит чеки, оформляет отчет – и всё чисто и законно.
Возможные риски и как их избежать
Хотя процедура кажется простой, достаточно часто встречаются нарушения:
Отсутствие заявки обоснования или некорректное её оформление может привести к штрафам для должностных лиц от 30 до 50 тыс. рублей.
Необоснованные траты – в этом могут обвинить, если не подтвердить целевое использование средств. Именно поэтому так важно сохранять чеки и документы.
Еще один момент, который может вызвать вопросы проверяющих органов или участников закупки – отсутствие экономической обоснованности, т.е. небольшой анализ всё же лучше провести.
РосТендер предлагает удобные инструменты для анализа рынка и контроля закупок:
- С инструментом «анализ цен» проверьте средние цены на аналогичные товары, работы или услуги, чтобы обосновать стоимость закупки.
- История покажет, какие закупки проводились ранее и были ли жалобы на недобросовестность.
Заявка-обоснование и закупка через подотчетное лицо – не бюрократическая формальность, а способ делать закупки быстро и без лишних сложностей. Главное – оформить документы правильно, сохранить чеки и не переплатить. Хотите экономить время на малых закупках? Попробуйте РосТендер – всё нужное в одном месте, с автоматикой и аналитикой!
